Introducción al módulo de Trámites
El módulo de trámites del Sistema TS fue diseñado inicialmente para el tratamiento de trámites de garantías, de todas formas, por su diseño flexible, el sistema admite utilizar este módulo para realizar el seguimientos de otros tipos trámites administrativos, permitiendo que cada empresa configure los tipos de trámites que necesite de acuerdo a las necesidades propias.
Diseñar un tipo de trámite implica definir una secuencia de tareas que se deben realizar para cumplimentar el trámite, y definir además quienes son los usuarios o grupos de trabajo responsables de ejecutar estas tareas. De esta forma se pueden definir diferentes procesos o flujos de trabajo para diferentes fines.
Al iniciar un trámite, en primer lugar se identifica el tipo de trámite al que corresponde y otros datos propios del trámite, y luego conforme avance el trámite por distintas etapas, el sistema irá registrando eventos asociados al cumplimiento de las tareas definidas, indicando los sucesivos estados por los que fue pasando, quienes fueron los usuarios que intervinieron, y la fecha y hora de cada intervención. De esta forma, queda un registro detallado de cada trámite, permitiendo un fácil seguimiento del mismo.
Al ejecutar una tarea de un trámite, el sistema además de mostrar un texto informativo al usuario sobre la tarea que está ejecutando, puede realizar automáticamente alguna de las siguientes acciones de acuerdo a lo que se haya definido en la configuración para el tipo de trámite correspondiente:
• Generar un movimiento de stock del artículo asociado al trámite desde el almacén general al almacén de garantías de la sucursal o viceversa.
• Imprimir una constancia del trámite
• Generar una Nota de Crédito al cliente.
• Realizar una transferencia del artículo a otra sucursal.
• Enviar un email al cliente informando sobre el estado actual del trámite.
El formulario de administración de trámites permite crear nuevos trámites, continuar la ejecución de trámites activos, buscar trámites utilizando diferentes filtros, y consultar la información detallada tanto de los trámites activos como los trámites ya finalizados.
El módulo de trámites está además integrado con el módulo de administración de lotes de servicio, lo que permite desde la administración de trámites, tratar a varios trámites en forma grupal para realizar ciertas acciones, por ejemplo para generar lotes de servicio, asociar Notas de Crédito y otras respuestas de los proveedor para el conjunto de trámites marcados.
A título de ejemplo, a continuación se muestra un flujo de trabajo que correspondiente a un trámite de garantías, como se puede ver en este diagrama UML de secuencia, la configuración de un trámite admite bifurcaciones e iteracciones, lo que permite definir las diferentes alternativas para guiar al los usuarios involucrados en la ejecución de las tareas en forma coordinada siguiendo un orden lógico. El usuario simplemente contestará una serie de preguntas que el sistema le irá haciendo conforme avance el trámite, ocultando de esta forma la complejidad del proceso al usuario:
Ver también los siguientes temas:
• Generar un trámite de garantía
• Continuar un trámite de garantía existente
• Crear un lote de servicio a partir de un grupo de trámites de garantía
• Registrar una respuesta del proveedor para un grupo de trámites
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